I. Lãnh đạo đơn vị

ThS. Phạm Văn Thuận Trưởng phòng	TS. Ao Xuân Hòa Phó Trưởng phòng

II. Giới thiệu về đơn vị

A. Lịch sử hình thành

   Phòng Truyền thông và Tư vấn tuyển sinh được thành lập ngày 28 tháng 10 năm 2021 theo Nghị quyết số 87/NQ-HĐTr của Hội đồng Trường trường Đại học Tây Nguyên dựa trên cơ sở sát nhập Trung tâm Thông tin và Bộ phận Tuyển sinh của Trường Đại học Tây Nguyên.

B. Chức năng, nhiệm vụ

1. Chức năng: Tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong công tác tổ chức điều hành, xây dựng, quản trị cổng thông tin, phát triển hệ thống mạng, công tác truyền thông và tư vấn tuyển sinh của Nhà trường.

2. Nhiệm vụ

2.1. Hoạt động truyền thông

- Xây dựng kế hoạch hằng năm về công tác truyền thông của Trường;

- Quản lý các hoạt động truyền thông, đăng tải các thông tin trong và ngoài trường theo quy định của pháp luật và Nhà trường thông qua website trường và các trang fanpage của trường nhằm nâng cao giá trị và quảng bá thương hiệu của Trường;

- Thu thập, biên soạn và phối hợp với các đơn vị viết bài, đưa tin về các sự kiện liên quan đến các hoạt động của toàn Trường và các tổ chức đoàn thể trong Trường;

- Thu thập, xây dựng, lưu trữ và cập nhật cơ sở dữ liệu về truyền thông của Trường;

- Quản lý và cập nhật thông tin trang website của Nhà trường, hỗ trợ xây dựng trang Web cho các đơn vị;

- Chuẩn bị các sản phẩm truyền thông: tài liệu, hình ảnh, video giới thiệu về Trường, về các ngành….; các ấn phẩm phục vụ công tác tư vấn tuyển sinh của Nhà trường lên website Trường;

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị trong Trường tuyên truyền về các hoạt động học tập, nghiên cứu và các hoạt động khác của cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên trên các kênh truyền thông.

2.2.  Công tác tư vấn tuyển sinh

- Xây dựng kế hoạch tư vấn tuyển sinh hàng năm;

- Tiếp nhận, thu thập, kiểm tra, xử lý thông tin và hoàn thiện hồ sơ thí sinh đăng ký để phục vụ công tác tuyển sinh;

- Chuẩn bị các tài liệu, catalogue, standee, bandroll, backdrop,… phục vụ công tác tư vấn tuyển sinh;

- Quản trị các kênh truyền thông: Website, Fanpage, Zalo, Tiktok. Viết bài, thiết kế banner, poster, video về thông tin tuyển sinh các hệ đào tạo đăng tải lên các kênh truyền thông này;

- Tư vấn online thông tin tuyển sinh các hệ đào tạo qua các kênh Hotline, Messenger, Zalo và SMS;

- Phối hợp các công ty truyền thông thực hiện các chương trình Livestream, chạy quảng cáo trên nền tảng Facebook, truyền hình;

- Thực hiện chương trình hướng nghiệp, tư vấn tuyển sinh đại học trực tiếp tại các trường phổ thông;

- Phối hợp với các đơn vị ngoài thực hiện chương trình hướng nghiệp, tư vấn tuyển sinh đại học;

- Phối hợp với các Khoa, Trung tâm,… để đăng tải thông tin tuyển sinh các chương trình đào tạo liên quan;

- Phối hợp với phòng Đào tạo nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ đăng ký xét tuyển các hệ đào tạo;

- Thông báo kết quả tuyển sinh đại học chính quy qua các kênh truyền thông và chuyển phát nhanh (EMS);

- Phối hợp với Phòng Đào tạo, các khoa và các đơn vị liên quan trong công tác tổ chức tư vấn tuyển sinh hàng năm;

- Triển khai hoạt động tư vấn, hỗ trợ các vấn đề về công tác tư vấn tuyển sinh đối với tất cả các bậc, hệ đào tạo của Trường.

2.3. Công tác Quản lý hệ thống mạng

- Quản lý, vận hành hệ thống máy chủ và hệ thống cơ sở dữ liệu của Nhà trường;

- Xây dựng phương án lắp đặt, nâng cấp hạ tầng hệ thống mạng trong toàn Trường;

- Phối hợp quản lý, bảo trì hoạt động hệ thống mạng Internet, mạng LAN của nhà trường đảm bảo hoạt động liên tục và đúng quy định hiện hành;

- Quản lý, sử dụng hiệu quả các trang thiết bị phòng hội thảo đa phương tiện phục vụ hội nghị, hội thảo và học tập trực tuyến qua mạng;

- Quản trị tài khoản email của Trường;

- Quản lý bản quyền Website Trường, website các đơn vị trong toàn trường;

- Hỗ trợ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đào tạo, NCKH và phục vụ cộng đồng.

2.4. Công tác khác

 Tham gia các Hội đồng theo phân công; phối hợp thực hiện công tác đảm bảo chất lượng; phối hợp thực hiện nhiệm vụ phục vụ cộng đồng và các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng Nhà trường giao.

3. Cơ cấu tổ chức:

Tổng số nhân sự của Phòng Truyền thông và Tư vấn tuyển sinh hiện nay gồm 09 cán bộ.

Lãnh đạo đơn vị:

- Trưởng phòng: ThS. Phạm Văn Thuận

- Phó Trưởng phòng: TS. Ao Xuân Hòa

Các chuyên viên:

- CN. Đậu Thị Thúy Hoàn

- ThS. Nguyễn Thạch Cương

- ThS. Đỗ Thị Anh

- ThS. Trương Quỳnh Như

- ThS. Đỗ Thị Hoài

- CN. Phạm Trọng Thức

- CN. Đinh Hương Ly

III. Phân công nhiệm vụ

1. ThS. Phạm Văn Thuận – Trưởng phòng

Lĩnh vực công tác phụ trách:

- Điều hành công việc chung của phòng theo chức năng, nhiệm vụ.

- Phụ trách, chỉ đạo trực tiếp: Công tác chính trị, tư tưởng; Tổ chức cán bộ; kế hoạch, báo cáo công tác;

- Quản trị Hệ thống cơ sở dữ liệu của Nhà trường; Hệ thống máy chủ; Hệ thống website;

- Tham mưu lĩnh vực chuyển đổi số trong nhà trường; quản lí dữ liệu hóa đơn điện tử; quản lí hệ thống thanh toán trực tuyến; Quản lí trang công văn điện tử;

- Tham mưu, quản lí và vận hành hệ thống phần mềm Hemis của Bộ giáo dục;

- Công tác truyền thông;

- Các nhiệm vụ khác khi Ban Giám hiệu yêu cầu.

2. TS. Ao Xuân Hòa – Phó trưởng phòng

Chỉ đạo, thực hiện và theo dõi các lĩnh vực công tác:

- Xây dựng chiến lược tư vấn tuyển sinh, các chương trình tư vấn tuyển sinh và hướng nghiệp;

- Xây dựng kế hoạch và thực hiện các chương trình tư vấn tuyển sinh;

- Quản lí các hợp đồng tư vấn đã được kí kết;

- Tham gia giảng dạy theo phân công của Khoa Kinh tế.

3. ThS. Trương Quỳnh Như – Chuyên viên

- Thực hiện chương trình hướng nghiệp, tư vấn tuyển sinh đại học trực tiếp tại các trường phổ thông;

- Tham gia quản lí, thanh lí các hợp đồng: Các trang báo; Tư vấn tuyển sinh;

- Thực hiện tư vấn online, tham gia tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh;

- Tham gia công tác công đoàn;

- Theo dõi chấm công; các chế độ chính sách cho người lao động;

- Thực hiện công tác khác khi lãnh đạo Phòng giao.

4. CN. Đậu Thị Thúy Hoàn – Chuyên viên

- Tham mưu công tác truyền thông trong Nhà trường

- Thu thập, cập nhật tin tức các hoạt động của Nhà trường lên Website Trường và website các đơn vị;

- Biên soạn tin tức để cập nhật lên website;

- Hướng dẫn sinh viên đăng ký tín chỉ;

- Quản lý cơ sở vật chất của đơn vị;

- Làm công tác văn thư;

- Thực hiện công tác khác khi lãnh đạo Phòng giao.

5. ThS. Nguyễn Thạch Cương – Chuyên viên

- Quản trị hệ thống máy chủ, các website;

- Theo dõi, phối hợp, cập nhật, hướng dẫn cập nhật thông tin giới thiệu, tin tức, thông báo, văn bản, các biểu mẫu,… lên website của các đơn vị và website trong Trường;

- Thiết kế banner cho website;

- Hướng dẫn sinh viên đăng ký tín chỉ, cán bộ nhập điểm bộ phận, reset mật khẩu cho sinh viên, giảng viên;

- Quản lí các hệ thống email của Nhà trường;

- Quản lý trang Fanpage Facebook của Trường; Quản lí thông tin trang tuyển sinh;

- Tham gia quản lí và vận hành hệ thống phần mềm Hemis của Bộ giáo dục;

- Thực hiện công tác khác khi lãnh đạo Phòng giao.

6. ThS. Đỗ Thị Anh – Chuyên viên

- Xây dựng kế hoạch tư vấn tuyển sinh hàng năm;

- Tiếp nhận, thu thập, kiểm tra, xử lý thông tin và hoàn thiện hồ sơ thí sinh đăng ký để phục vụ công tác tuyển sinh;

- Chuẩn bị các tài liệu, catalogue, standee, bandroll, backdrop,… phục vụ công tác tư vấn tuyển sinh;

- Quản trị các kênh truyền thông: Website, Fanpage, Zalo, Tiktok. Viết bài, thiết kế banner, poster, video về thông tin tuyển sinh các hệ đào tạo đăng tải lên các kênh truyền thông này;

- Tư vấn online thông tin tuyển sinh các hệ đào tạo qua các kênh Hotline, Messenger, Zalo và SMS;

- Phối hợp các công ty truyền thông thực hiện các chương trình Livestream, chạy quảng cáo trên nền tảng Facebook, truyền hình;

- Thực hiện chương trình hướng nghiệp, tư vấn tuyển sinh đại học trực tiếp tại các trường phổ thông;

- Thực hiện công tác khác khi lãnh đạo Phòng giao.

7. ThS. Đỗ Thị Hoài – Chuyên viên

- Tư vấn online thông tin tuyển sinh các hệ đào tạo qua các kênh Hotline, Messenger, Zalo và SMS;

- Tham gia quản lí, thanh lí các hợp đồng tư vấn tuyển sinh;

- Tham gia xây dưng nội dung, thiết kế kịch bản truyền thông;

- Tham gia giảng dạy theo phân công của Khoa Kinh tế;

- Thực hiện công tác khác khi lãnh đạo Phòng giao.

8. CN. Phạm Trọng Thức – Chuyên viên

- Quản lý, giám sát hệ thống mạng LAN, Wifi trong toàn Trường bao gồm: Mở rộng, sửa chữa, bảo dưỡng đảm bảo hệ thống mạng trong toàn trường hoạt động;

- Hỗ trợ và cài đặt phần mềm QLĐT;

- Quản lý hệ thống hội thảo trực tuyến;

- Quản lý Hệ thống thư điện thử của Nhà trường;

- Thiết kế banner website;

- Thực hiện kiểm tra, bảo trì các server;

- Thực hiện chương trình hướng nghiệp, tư vấn tuyển sinh đại học trực tiếp tại các trường phổ thông;

- Thực hiện công tác khác khi lãnh đạo Phòng giao.

9. CN. Đinh Hương Ly - Chuyên viên

- Thiết kế banner phục vụ công tác tuyển sinh;

- Thiết kế banner website Trường;

- Tham gia dựng video, thiết kế hình ảnh phục vụ công tác tuyển sinh và truyền thông của Nhà trường;

- Hỗ trợ công tác tư vấn tuyển sinh: trả lời tin nhắn, trả lời hotline;

- Thực hiện công tác khác khi lãnh đạo Phòng giao.